購物網站有客服、出貨、內容或營運人員之後，人員異動時最容易漏掉的，不是工作文件，而是「這個人到底曾經登入過哪些系統、還握有哪些權限」。
只把 WordPress 密碼改掉並不等於交接完成。購物網站通常還會連到金流、物流、電子發票、Email、網域、主機、雲端檔案與各種第三方工具。如果其中一個帳號沒收回，之後可能連誰還能登入都不清楚。
先看重點：員工交接要處理兩件事：第一，讓接手的人可以繼續工作；第二，把離開或不再需要的人從不必要的系統中移除。不要只交工作內容，卻忘了交帳號與權限。
1. 先列出這個人實際使用過哪些帳號
不要只靠記憶。依他的工作內容逐項盤點：
- WordPress／WooCommerce 後台。
- 公司或客服 Email。
- 金流後台。
- 物流後台。
- 電子發票系統。
- 網域與 DNS。
- 主機與 CDN。
- 雲端硬碟與共享文件。
- CRM、Email 行銷或自動化工具。
- 其他商品、客服或營運平台。
真正有效的交接，是把「有哪些系統」變成固定清單，之後每次人員異動都沿用，而不是每次重新想一次。
2. WordPress 每個人用自己的帳號，不要共用 Administrator
如果多人共用同一個管理員帳號，人員離職時會很難判斷要不要換密碼，也無法清楚知道後台操作由誰完成。
比較好的方式是每個人都有自己的帳號，再依工作內容分配權限。需要商店管理的人，不代表一定要有整站最高權限。可延伸看WooCommerce 後台權限怎麼分。
3. 交接未完成前，先把正在處理的訂單與客服案件列清楚
帳號可以很快停用，但營運中的事情不能一起消失。交接前至少整理：
- 尚未出貨的訂單。
- 付款或退款待處理案件。
- 換貨、退貨與客訴。
- 特殊訂單備註。
- 已承諾顧客的後續處理。
先把「事情」交出去，再把不需要的權限關掉，比突然刪帳號後才開始追訂單安全得多。
4. 商品、價格與活動設定也要留下交接紀錄
如果離職人員曾負責商品或促銷，要確認：
- 哪些商品最近調整過價格。
- 哪些優惠券仍有效。
- 哪些活動有開始與結束日期。
- 哪些商品有特殊庫存或配送規則。
- 哪些頁面即將更換內容。
否則很容易發生活動已結束、優惠卻還在跑，或新同事不敢碰舊設定的情況。
5. 共用密碼要重新檢查，不是每一個都永久沿用
理想情況是每個系統都能使用個人帳號與角色權限，但某些第三方服務仍可能使用共用登入。
若離職人員曾知道共用密碼，就應依實際風險更新密碼，並確認新的登入資訊只交給仍需要的人。不要把密碼散落在私人聊天紀錄或個人筆記中。
6. 金流、物流、電子發票不要只檢查網站外掛
網站裡的串接外掛只是其中一端。第三方服務自己也有後台、帳號與聯絡人設定。
- 金流後台還有哪些使用者。
- 通知 Email 或手機是否仍是離職人員。
- 物流帳號由誰管理。
- 發票平台的管理者與通知收件人是否要更新。
- API 或串接憑證是否有需要重新檢視。
這一層如果漏掉，即使 WordPress 帳號已停用，其他服務仍可能保留舊的管理入口。
7. Email、CRM 與自動化流程要確認「誰是寄件人、誰收通知」
很多自動化正常運作時沒人注意，但人員離開後才發現通知仍寄到他的信箱。
交接時檢查訂單通知、客服通知、表單通知、CRM 管理者、寄件人名稱與回覆信箱，確保新客戶不會繼續被導向已離職的人。
8. 網域、主機與網站最高權限要由公司或負責人掌握
日常營運可以分工，但網域、主機、備份與網站最高管理權限不應只掌握在單一員工手上。
若網站是外包建置，也應確認店家自己知道重要帳號由誰持有。可以搭配購物網站交付驗收清單一起盤點。
9. 把操作流程寫成簡單 SOP，而不是只靠某一個人記得
最容易形成營運風險的狀況是：「這個只有某某會。」
不需要一開始就寫幾十頁手冊，但至少把高頻工作留下：
- 新商品怎麼上架。
- 訂單怎麼處理。
- 退款／取消要走什麼流程。
- 優惠活動怎麼建立與結束。
- 常見問題出現時先找誰。
這樣下一位接手的人不是從零猜，也能降低每次換人都要重新教一遍的成本。
10. 最後做一次「已停權＋仍可營運」驗收
交接完成後，不要只確認舊帳號已停用。還要確認新負責人真的能工作：
- 新帳號可以登入需要的系統。
- 可以看到需要的訂單與商品。
- 重要通知寄到正確的人。
- 不再需要的人已移除或降權。
- 網站、付款與訂單流程沒有因權限調整受影響。
這一步很像網站交付：不是把帳號交出去就完成，而是確認新的工作流程真的能繼續跑。
購物網站員工交接常見問題
員工離職後，直接刪除 WordPress 帳號可以嗎？
先確認工作內容、文章或資料的歸屬與接手方式，再依實際需求停用、降權或移除帳號。不要在還沒完成交接前急著處理到無法追查。
所有密碼都一定要重設嗎？
如果使用的是個人帳號，只需要停用或移除該帳號即可；若對方曾知道共用密碼，就要評估並更新相關共用登入資訊。
只有一個小型商店，也需要做交接表嗎？
越小的團隊越容易依賴單一人員。簡單的一頁清單就很有用，不需要等團隊變大才開始整理。
帳號管理算網站維護的一部分嗎？
長期來看算是營運與網站管理的一部分。固定盤點不再使用的帳號、角色與權限，可以和更新、備份等工作一起建立例行檢查。延伸可看購物網站維護費與服務範圍。
網站能長期經營，靠的不只是功能，也要能順利交接
如果你正在建立自己的購物網站，除了前台商品與結帳，也應把後台權限、備份、操作教學與技術支援一起規劃。可以查看高階購物網站｜高階主機方案，再依你的團隊分工確認後台管理方式。
真正好接手的網站，不是只有原本那個人會用，而是人員變動後，商品、訂單、付款與客服仍能繼續運作。